Taitolajeista jännittävin: tapahtumat. Tapahtumajärjestäminen on laji, joka vaatii toistoja. Paljon. Käsite itsessään kuulostaa houkuttelevalta ja jopa helpon oloiselta hommalta, minkä takia monet haksahtavatkin siihen hepposin perustein sen kummemmin asiaa miettimättä. Lieneekö tässä yksi syy siihen, miksi monet tapahtumat jäävätkin ideatasolle ja käytäntöönvienti uupuu?
Tapahtuman tuottaminen on projekti, jossa on alku ja loppu sekä (toivottavasti) selkeä tavoite, mihin pyritään. Tapahtumien organisointi on kuitenkin paljon edellä mainittua enemmän. Mieleeni tulee iso palapeli, jossa jokainen yksittäinen pala vaikuttaa lopputulokseen. Onnistumiseen.
Itse sain ensimmäisen kunnon kokemuksen tapahtumajärjestämisestä viikonloppuna, kun puolen vuoden työ huipentui h-hetkeen. Kiitos Savon Hää- ja Juhlamessut 2011! Minulle kyseisen tapahtuman järjestäminen yhdessä muutaman muun tytön kanssa on ollut oppimisprojekti parhaimmillaan ja tuntuu, että käteen jäi enemmän koppeja kuin koko kuluneiden kouluvuosien aikana yhteensä. Tapahtuma, messut, on projektina mielettömän monipuolinen ja palkitseva, sillä siinä on tehtäviä useilta eri osa-alueilta: johtaminen, talous, markkinointi, myynti ja viestintä sekä käytännön järjestelyt. Minun vastuullani oli tällä kertaa myynti.
Itse prosessi oli pitkä ja vaiherikas. Yksi perussääntö vahvistui entisestään kun ollaan tekemässä isoa tapahtumaa: aloita hyvissä ajoin sillä tapahtumaa EI kasata viikossa tai kahdessa. Savon Hää- ja Juhlamessujen polku kohti päämäärää oli mutkikas, mutta itse tapahtuma oli menestys lukemiemme palautteiden ja oman onnistuneen fiiliksen perusteella. Tästä on hyvä jatkaa kohti ensi vuoden messuja projektipäällikkönä. Kiitos kaikille messut mahdollistaneille tahoille!
Top 3 opit tapahtumista (kantapään kautta):
1. Varmista, varmista ja varmista. Kuulostaa itsestään selvyydeltä, mutta on välttämätöntä odottamattomien yllätysten minimoimiseksi.
2. Enemmän on vähemmän. Mieti tarkkaan, minkä kokoinen ryhmä on sopivan kokoinen toimiakseen tehokkaasti prosessin alusta loppuun.
3. Ei sovi heikkohermoisille. Se on todistettava tosiasia, että tapahtumaa tehdessä eteen tulee mitä haastavampia esteitä, joihin ei pidä jumiutua liiaksi. Täytyy keskittyä lopputulokseen.
Kuvia messutunnelmista tulossa osoitteeseen www.haajuhla.net
IdeaFly 